Cómo armar el F300 (IVA) en exogenadian.com
Guía paso a paso para usar la herramienta del F300 (iva300.html): cargar el balance del período, configurar el tipo de ingresos (gravados, exentos, excluidos o mixtos), calcular el prorrateo cuando aplica, revisar el IVA generado y descontable, y descargar el F300 en PDF gratis o en Excel PRO.
Antes de empezar — lista de chequeo
Lo que necesitas tener a mano:
- Balance de prueba del período a declarar (bimestre, cuatrimestre o anual del Simple) en Excel/CSV. Debe tener movimientos de ingresos (clase 4) y de IVA (cuentas 2408 generado, 2407/2367 descontable, etc.).
- Periodicidad del cliente: bimestral (ingresos > 92.000 UVT en AG anterior o productores de bienes exentos), cuatrimestral (resto del régimen común) o anual (Régimen Simple).
- NIT, razón social y responsable de IVA en el RUT.
- Anticipos del período anterior si quedaron.
- Saldo a favor acumulado de IVA si aplica (Art. 815, 850-855 ET).
- Listado de FE descargado del MUISCA (opcional, mejora el cruce de ingresos).
Si tu cliente vende solo gravados (19% o tarifas especiales), el flujo es directo. Si vende mixto (gravados + exentos + excluidos), tendrás que calcular prorrateo: solo es descontable la parte del IVA pagado en compras que corresponde a las operaciones gravadas (Art. 490 ET).
F300 — IVA bimestral
Balance (obligatorio)
Arrastra el balance
Listado DIAN FE (opcional)
Para cruzar ingresos
1 Paso 1
Subir balance y (opcional) listado de facturación electrónica
Entra a exogenadian.com/iva300.html. La herramienta tiene dos zonas de carga: una para el balance (obligatorio) y otra para el listado DIAN (opcional pero muy recomendado).
Archivos que usa la herramienta del F300
| Archivo | De dónde sale | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|
| Balance de prueba del período declarado (bimestre, cuatrimestre o anual del Simple). Excel o CSV, por terceros. | Software contable: Siigo, World Office, Helisa, Alegra, MidaSoft, Simit, Odoo, etc. | Sí |
| Listado DIAN de FE emitida (cas. 27-32 del F300). Detalle de facturas electrónicas que el cliente expidió en el período. | Portal MUISCA → RADIAN → Documentos electrónicos → Bandeja de salida. | Opcional — sirve para cruzar ingresos balance vs FE |
| Listado DIAN de FE recibida (cas. 75-77 IVA descontable). Detalle de facturas que el cliente recibió con IVA. | MUISCA → RADIAN → Bandeja de entrada. | Opcional — sirve para validar IVA descontable |
| Auxiliar de la 2408 (IVA generado) por subcuenta y tarifa. | Software contable, exportar la 2408 detallada. | Opcional — solo si necesitas separar 2408 con detalle por tarifa |
Balance
balance_2025.xlsx
cargado
cargado
Listado FE DIAN
Sin archivo
2 Paso 2
Llenar los datos del declarante
Una vez cargó el balance, llenas:
| Campo | Qué va aquí |
|---|---|
| NIT | NIT del cliente sin DV. |
| Razón social | Como aparece en el RUT. |
| Año gravable | 2025 por defecto. |
| Periodicidad | Bimestral, cuatrimestral o anual del Simple. La herramienta usa esto para mostrar las casillas correctas del F300. |
| Anticipo bimestral acumulado | Si en el período anterior quedó saldo a pagar y se anticipó, se descuenta aquí. |
Datos del declarante
NIT
900.123.456
Razón social
Comercial Andina SAS
Año gravable
2025
Periodicidad
Bimestral — mar/abr
Anticipo bimestre acumulado
0
3 Paso 3
Verificar las columnas del balance
Después de subir el balance y llenar los datos del declarante, la herramienta abre la pantalla de verificación de columnas: te muestra cómo entendió el archivo y te pide confirmar el mapeo. Es el paso donde más usuarios se quedan; vale la pena tomarse 1 minuto en revisar antes de seguir al tipo de ingresos.
Aplica solo al balance. Si también subiste el listado DIAN de FE, la herramienta lo verifica con su propio mapper aparte (pestaña "Listado FE").
Verificar columnas del balance
Fila de header:Fila 1 ▾
| Código OK | Nombre OK | Saldo final Revisar |
|---|---|---|
| 413505 | Ingresos gravados 19% | -220.500.000 |
| 240805 | IVA generado 19% | -41.895.000 |
| 240810 | IVA generado 5% | -1.250.000 |
| 236710 | IVA descontable | 28.420.000 |
Las 3 columnas obligatorias y los nombres que reconoce
La herramienta detecta automáticamente las columnas usando los nombres del header. Solo necesita 3 columnas obligatorias; las demás son opcionales:
| Columna | Qué busca | Nombres que reconoce |
|---|---|---|
| Código PUC | El número de cuenta | cuenta, codigo, código, code, account |
| Nombre cuenta | La descripción de la cuenta | nombre, descripcion, nombre cuenta, cuenta contable, description |
| Saldo Final | Saldo neto al cierre del período declarado | saldo final, saldo total, saldo actual, saldo, final |
| Débitos (opcional) | Movimiento débito del período | debito, débito, debit, movimiento debito |
| Créditos (opcional) | Movimiento crédito del período | credito, crédito, credit, movimiento credito |
| Saldo Inicial (opcional) | Saldo de apertura del período | saldo inicial, saldo anterior, inicial |
¿Tu balance solo trae Débitos y Créditos (sin Saldo Final)? No es problema. La herramienta calcula el saldo final automáticamente: para activos, gastos y costos (clases 1, 5, 6, 7) usa
Débitos − Créditos + Saldo Inicial; para pasivos, patrimonio e ingresos (clases 2, 3, 4) usa Créditos − Débitos + Saldo Inicial. Importante para IVA: las cuentas 4xxx (ingresos) y 2408 (IVA generado) viven del lado crédito.
Cuando una columna sale en amarillo
Si la herramienta no logró identificar una de las 3 obligatorias, aparece un mapper amarillo con un dropdown por cada columna pendiente:
- Mira el preview (las 15 primeras filas) para ver qué columna del Excel contiene cada dato.
- Abre el dropdown amarillo y selecciona la columna correcta de la lista.
- Cuando las 3 quedan en verde, el botón "Confirmar y Procesar" se habilita.
Si NINGUNA columna del Excel sirve: probablemente el balance no trae Saldo Final ni el par Débito/Crédito. Vuelve al software contable y exporta de nuevo pidiendo "Balance de prueba estándar" o "Balance plano".
Casos típicos donde el mapeo se equivoca
- Doble cabecera (fila 1 con grupos —"Movimientos", "Saldos"— y fila 2 con sub-encabezados): el detector elige la fila 1 y queda todo amarillo. Usa el dropdown "Fila de header" y elige manualmente la fila 2.
- Filas decorativas arriba (logo, título "BALANCE DE PRUEBA", período): mismo arreglo, mover la fila de header.
- Header en inglés ("Account", "Description", "Balance"): la herramienta los reconoce. Si igual queda amarillo, mapea con el dropdown.
- Ambigüedad "Saldo" vs "Saldo Total" vs "Saldo bimestre anterior": revisa el preview y confirma que la columna marcada corresponde al cierre del período declarado, no del bimestre/cuatrimestre anterior.
- Celdas combinadas en el header: aparecen como vacías. Lo más fácil es abrir el Excel, descombinar (Inicio → Combinar y centrar → quitar) y volver a subir.
- Columna vacía al inicio (col A en blanco): la herramienta la ignora. Si por error toma la columna equivocada, mapea con el dropdown.
Antes de dar "Confirmar y Procesar"
- Las 3 columnas obligatorias están en verde.
- En el preview, los números están en la columna que la herramienta marcó como Saldo Final (o Débito/Crédito).
- Los códigos PUC arrancan con dígito (1xxx, 2xxx, ...). Si ves texto donde debería haber código, la fila de header está mal.
- Para F300 verifica que aparezcan cuentas 4xxx (ingresos) y 2408 (IVA generado): si no las ves en el preview, posiblemente subiste un balance parcial.
Cuando todo esté OK, da clic en "Confirmar y Procesar →".
4 Paso 4
Configurar tipo de ingresos y prorrateo
Esta es la decisión más importante del F300. La herramienta te pregunta cuál es el perfil de ingresos del cliente:
| Tipo | Cuándo aplica | Tratamiento del IVA descontable |
|---|---|---|
| Solo gravados | Todas las ventas del cliente generan IVA al 19% o tarifas especiales. | 100% descontable. |
| Solo exentos | Productores de bienes exentos (Art. 477, 481 ET). | 100% descontable (Art. 477, 481 ET). |
| Solo excluidos | Servicios excluidos: salud, educación, cultura, etc. (Art. 476 ET). | NO descontable. El IVA pagado va al costo (mayor valor del costo). |
| Mixto | El cliente vende gravados + excluidos. | Prorrateo (Art. 490 ET). Solo es descontable la parte proporcional a las ventas gravadas. |
Tipo de ingresos del cliente
◯ Solo gravados
◯ Solo exentos
◯ Solo excluidos
● Mixto (Art. 490 ET)
% Prorrateo (gravados / total)
86,5%
Cálculo del prorrateo (cuando es mixto)
Si eliges "mixto", la herramienta te pide el porcentaje de prorrateo del período. Es la proporción de ventas gravadas sobre el total de ventas:
% prorrateo = Ingresos gravados / (Ingresos gravados + exentos + excluidos)
El prorrateo se calcula con los ingresos del período declarado, no del año entero. Si el cliente tiene una mezcla muy variable mes a mes, debes recalcular el prorrateo en cada período del IVA. La herramienta puede sugerirlo basado en el balance, pero lo confirmas tu como contador.
5 Paso 5
Revisar el IVA generado y descontable detectados
La herramienta mapea automáticamente las cuentas del balance a las casillas del F300:
| Cuenta PUC | Casilla F300 |
|---|---|
4XXX Ingresos brutos por ventas gravadas | Cas. 27-31 (según tarifa) |
| Ingresos por ventas exentas | Cas. 32 |
| Ingresos por ventas excluidas | Cas. 33-34 |
2408XX IVA generado en ventas | Cas. 50-58 (según tarifa) |
2407XX, 2367XX IVA descontable en compras | Cas. 75-77 |
| IVA importaciones (NIT 800.197.268 DIAN) | Cas. 78 |
| IVA asumido por servicios del exterior | Cas. 79 (Art. 437-2 num. 3, 8 ET) |
Movimientos clasificados por casilla F300
🔎 Revisar con IA| Cuenta | Concepto | Valor | Casilla F300 |
|---|---|---|---|
| 413505 | Ingresos gravados 19% | 220.500.000 | Cas 27 |
| 413510 | Ingresos gravados 5% | 15.300.000 | Cas 28 |
| 413515 | Ingresos exentos | 12.000.000 | Cas 32 |
| 240805 | IVA generado 19% | 41.895.000 | Cas 50 |
| 236710 | IVA descontable | 28.420.000 | Cas 75 |
Botón "🔎 Revisar con IA": si la herramienta detectó cuentas dudosas (no sabe si son gravadas, exentas o excluidas), la IA evaluá el nombre de la cuenta y sugiere la clasificación. Es opcional; tú revisas y aceptas/cambias.
Detección automática de tarifas en el listado FE MUISCA
Cuando subes el listado de facturación electrónica, la herramienta calcula la relación IVA / base de cada documento y lo enruta a la casilla correcta del F300 sin que tengas que tocar nada. Así clasifica:
| Ratio IVA / base | Tarifa | Destino F300 |
|---|---|---|
| 0,19 ± 0,02 | IVA 19 % | Cas. 28 (bienes) / 53 (servicios) |
| 0,05 ± 0,02 | IVA 5 % | Cas. 27 (bienes) / 52 (servicios) |
| 0 (sin IVA) | Exento / excluido / no gravado | Cas. 35 / 39 / 40 (configurable) |
| total ≈ IVA (base ≈ 0) | Autoconsumo / retiro inventario | Cas. 65 (Art. 421 ET) |
| Tipo «Factura de exportación» | Bienes / servicios | Cas. 30 (bienes) o 31 (servicios). Configurable. |
| 0,08 ± 0,015 ó 0,04 ± 0,01 | INC 8 % ó 4 % | NO va al F300. Se separa para el F310 INC. |
| Tarifa atípica (fuera de los rangos) | «Otra» | Cas. 28 como fallback conservador. Verifica el detalle. |
Reclasificaciones automáticas que hace el parser del listado MUISCA:
- Documento soporte de adquisiciones con no obligados (Res. DIAN 167/2021): el MUISCA lo marca grupo=Emitido (porque tú lo expides) pero funcionalmente es una compra. La herramienta lo lleva a recibidos con cas. 51 + IVA descontable 72.
- Notas de ajuste del documento soporte: por defecto se tratan como NC de compras (cas. 56). Si una fue ajuste-débito (incremento), la marcas manualmente en el panel de revisión.
- Nota crédito de autoconsumo: si anulaste un retiro de inventario, la NC resta de la cas. 65, no de la cas. 79. La herramienta lo enruta automaticamente.
- Nómina electrónica y acuses XML (application response): se excluyen porque no son operaciones gravadas con IVA.
Si tu listado MUISCA trae facturas con tarifa 8 % o 4 %, son INC, no IVA. La herramienta las separa y te muestra un aviso: "X ventas con INC 8 %/4 % — van al F310, no al F300". Úsa el F310 INC para declararlas; el F300 las ignora porque legalmente no son IVA (Art. 512-1 ET).
6 Paso 6
Casillas finales: anticipos y saldos a favor
Antes de descargar, repasas las casillas que afectan el saldo a pagar / saldo a favor:
- Anticipos del período anterior que se imputan a este período.
- Saldo a favor acumulado que se viene arrastrando (Art. 815 ET).
- Retenciones de IVA practicadas a tu cliente que se imputan en este F300 (cas. 79).
Saldos a favor: el F300 los acumula al período siguiente por defecto. Si tu cliente quiere solicitar devolución o compensar contra otra obligación, eso se hace por separado en el MUISCA —el F300 solo deja constancia.
7 Paso 7
Descargar el F300
La herramienta te ofrece tres descargas:
| Descarga | Plan | Uso |
|---|---|---|
| PDF del F300 | Gratis | Borrador con todos los renglones para revisar y/o digitar al MUISCA. |
| Excel del F300 con fórmulas | PRO | Editable: si haces ajustes manuales, los totales se recalculan. |
| Cruce DIAN | PRO | Cruza ingresos del balance vs facturación electrónica DIAN del período. Reporta diferencias. |
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Gratis 📊 Excel formulado
PRO 🔍 Cruce DIAN
PRO
Gratis 📊 Excel formulado
PRO 🔍 Cruce DIAN
PRO
Errores comunes y cómo resolverlos
"Balance sin cuentas de resultado"
El balance subido no tiene movimientos de clase 4 (ingresos). Verifica que estés subiendo el balance del período declarado, no solo el balance general.
El balance subido no tiene movimientos de clase 4 (ingresos). Verifica que estés subiendo el balance del período declarado, no solo el balance general.
"Sin cuenta 2408 = sin IVA generado"
Si el cliente facturó con IVA pero el balance no muestra movimientos en 2408, está mal contabilizado. Vuelve al software contable y revisa que el IVA generado se esté cargando.
Si el cliente facturó con IVA pero el balance no muestra movimientos en 2408, está mal contabilizado. Vuelve al software contable y revisa que el IVA generado se esté cargando.
El IVA descontable no cuadra con la suma de proveedores
Típicamente porque hay IVA en compras de bienes excluidos que no debe ser descontable. Cambia el tipo de ingresos a "mixto" y aplica prorrateo.
Típicamente porque hay IVA en compras de bienes excluidos que no debe ser descontable. Cambia el tipo de ingresos a "mixto" y aplica prorrateo.
Diferencia grande entre ingresos balance e ingresos FE DIAN
Causas: notas crédito sin contabilizar, ventas POS no electrónicas, ingresos de arrendamiento no facturados, ingresos exentos sin FE.
Causas: notas crédito sin contabilizar, ventas POS no electrónicas, ingresos de arrendamiento no facturados, ingresos exentos sin FE.
"Casilla 65 alta y no sabía por qué"
La casilla 65 captura el IVA del autoconsumo / retiro de inventario (Art. 421 ET): cuando emites factura electrónica donde el total es igual al IVA (base ≈ 0). La herramienta lo detecta automaticamente; si ves un valor inesperado, revisa qué documento tiene
La casilla 65 captura el IVA del autoconsumo / retiro de inventario (Art. 421 ET): cuando emites factura electrónica donde el total es igual al IVA (base ≈ 0). La herramienta lo detecta automaticamente; si ves un valor inesperado, revisa qué documento tiene
total ≈ IVA —normalmente son donaciones, muestras gratis o transferencias de activos fijos.
Facturas con IVA 8 % o 4 % en el listado MUISCA
No son IVA, son INC (Impuesto Nacional al Consumo). La herramienta del F300 las separa automáticamente y te muestra un aviso. Declarálas en el F310, no en el F300. Si las dejas en el F300 estarías duplicando el impuesto.
No son IVA, son INC (Impuesto Nacional al Consumo). La herramienta del F300 las separa automáticamente y te muestra un aviso. Declarálas en el F310, no en el F300. Si las dejas en el F300 estarías duplicando el impuesto.
"Tarifa atípica" en el panel de clasificación
Significa que el ratio IVA/base de algunas facturas no encaja en 19 %, 5 %, 0 %, 8 % ni 4 %. Causas comunes: redondeos en POS, ítems con tarifa especial mezclados, exportaciones mal codificadas. La herramienta los suma a la cas. 28 como fallback; revisa el detalle si la diferencia es material.
Significa que el ratio IVA/base de algunas facturas no encaja en 19 %, 5 %, 0 %, 8 % ni 4 %. Causas comunes: redondeos en POS, ítems con tarifa especial mezclados, exportaciones mal codificadas. La herramienta los suma a la cas. 28 como fallback; revisa el detalle si la diferencia es material.
Documento soporte adquisiciones marcado como ingreso
Pasa porque el MUISCA lista el documento soporte con grupo=Emitido (eres el emisor del soporte, pero funcionalmente es una compra a un no obligado). La herramienta lo reclasifica automáticamente a recibidos (cas. 51 + IVA descontable 72). Si ves uno fuera de lugar, su tipo en el listado debe contener «documento soporte» y «no obligados».
Pasa porque el MUISCA lista el documento soporte con grupo=Emitido (eres el emisor del soporte, pero funcionalmente es una compra a un no obligado). La herramienta lo reclasifica automáticamente a recibidos (cas. 51 + IVA descontable 72). Si ves uno fuera de lugar, su tipo en el listado debe contener «documento soporte» y «no obligados».
¿Y después del F300?
Tres conexiones que conviene tener claras:
- Cruce con exógena F1005/F1006: al final del año, la suma de los IVA descontables y generados de las 6/3/1 declaraciones del año debe coincidir con el F1005 y F1006 que armes en la herramienta de exógena.
- F2516 (conciliación fiscal): los ingresos NIIF y los fiscales pueden diferir —esa diferencia se concilia en el F2516.
- F1007 ingresos por tercero: al final del año también debes reportar los ingresos por tercero en el F1007 de exógena. La base gravable del F1006 debe coincidir con los ingresos gravados del F1007.
- F310 Impuesto al Consumo: si tu cliente es restaurante, bar, operador de telefonía, importador de vehículos o productor de bolsas plásticas, las operaciones con tarifa 8 % o 4 % NO van al F300 —van al F310 (INC) bimestral. Tutorial F310 →
¿Quieres profundizar la normativa del IVA?
El curso de IVA 300 (Art. 420, 437-2, 476, 477, 481, 488, 490, 850-855 ET) está en la Escuela.
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