📖 Guía del Formato 5253 — ampliar cada sección

📚 ¿Qué es el Formato 5253?

El Formato 5253 reporta "Información de Beneficiarios Efectivos" al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) administrado por la DIAN. La obligación nace de Art. 631-6 E.T. (adicionado por Ley 2155 de 2021, art. 16) que faculta a la DIAN a establecer este registro.

Un beneficiario efectivo es la persona natural — siempre PN, nunca PJ — que en última instancia:

Posee o controla directa o indirectamente al menos 5% del capital o votos de la entidad informante; o
Se beneficia económicamente del 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades; o
Ejerce control efectivo sobre la entidad por cualquier otro medio (acuerdos de socios, derechos de veto, etc.).

Cuando ninguna PN cumple esos criterios — porque el control está disperso — se reporta al representante legal o administrador como beneficiario efectivo por defecto.

El F5253 no se reporta una vez al año como otros formatos: el RUB se debe mantener actualizado dentro del mes siguiente a cualquier cambio en la composición de beneficiarios efectivos.

👤 ¿Estoy obligado a presentar el F5253?

Según el catálogo del Prevalidador Tributario AG 2025 (sheet F5253, columna "Tipo de informante"), reportan al RUB las siguientes 6 categorías:

Cód.	Tipo de informante
1	Sociedad nacional (SAS, Ltda., S.A., comandita, sociedades de hecho registradas, etc.).
2	Establecimiento permanente de empresas o entidades del exterior.
3	Patrimonio autónomo (fideicomisos administrados por sociedades fiduciarias).
4	Encargo fiduciario.
5	Mandatario en contratos de mandato no representativo.
6	Fondo de inversión colectiva (FIC).

A diferencia de otros formatos exógena, el F5253 no tiene umbral de UVT: si tu entidad cae en una de estas categorías, debes mantener el RUB actualizado independientemente del nivel de ingresos.

📅 Plazos del RUB

El RUB tiene un régimen distinto de los formatos anuales de exógena:

Inscripción inicial: dentro del mes siguiente a la creación / matrícula de la entidad o a la designación del representante (según las resoluciones DIAN específicas del RUB).
Actualización: dentro del mes siguiente a cualquier cambio en la información de beneficiarios efectivos (cambio de socio, cesión de cuotas, ingreso/salida, modificación de porcentaje de control).
Confirmación anual: aunque no haya cambios, las entidades deben confirmar la información del RUB en los plazos definidos por la DIAN.

Verifica fechas y procedimiento exacto en el portal MUISCA, sección "Beneficiarios Finales".

Las resoluciones del RUB son específicas y se han modificado varias veces desde 2022. Antes de cada actualización, confirma las fechas vigentes en la DIAN.

📋 Cómo se diligencia — paso a paso

Por cada beneficiario efectivo se reportan, según el catálogo del Prevalidador AG 2025 sheet F5253:

Tipo de informante (1 a 6 — ver tabla anterior).
Tipo de beneficiario efectivo:
- 1 Controlante efectivo
- 2 Beneficiario
- 3 Controlante efectivo y Beneficiario
Tipo de documento de la PN (siempre PN — nunca PJ): cédula 13, pasaporte 41, doc extranjero 42, etc.
Número de identificación, apellidos y nombres, fecha de nacimiento (formato AAAA-MM-DD).
País de nacionalidad, país de residencia fiscal, dirección y municipio en Colombia (si reside aquí).
Fechas como beneficiario: fecha desde la cual ostenta la calidad y, si aplica, fecha hasta.
Porcentajes de participación: mínimo (al inicio del período) y máximo (al cierre o el más alto durante el período). Igual para participación en utilidades.
Valores económicos: utilidades distribuidas o derechos económicos del año.
ID del fideicomiso si el informante es PA o encargo fiduciario.

Errores típicos: reportar al socio PJ en lugar de la PN detrás (hay que rastrear hasta la última PN); usar tipo de documento 31 NIT (el BE es siempre PN); no reportar al representante legal cuando el control está disperso.

💡 Casos típicos

SAS con un socio único PN

El socio único es el beneficiario efectivo (controlante + beneficiario, tipo 3) con 100% de participación. Si el representante legal es la misma persona, se reporta una sola vez.

SAS con varios socios PJ

Hay que rastrear la cadena de propiedad hasta llegar a las personas naturales detrás de cada socio PJ. Solo se reportan las PN finales que superen el 5% directo o indirecto.

Patrimonio autónomo

El informante es la fiduciaria que administra el PA. Se reportan: el fideicomitente, los beneficiarios y el administrador, siempre identificados como PN. Se incluye el ID del fideicomiso.

Sociedad listada en bolsa

Cuando ninguna PN supera el 5% (capital muy disperso), se reporta al representante legal como beneficiario efectivo por defecto.

Fondo de inversión colectiva (FIC)

Reporta la sociedad administradora del FIC. Los beneficiarios efectivos son las PN que superen 5% del valor del FIC, o el representante legal si la dispersión lo impide.

⚠️ Sanciones específicas del RUB

El no reporte o el reporte incorrecto al RUB tiene dos posibles sanciones:

Art. 651 E.T. — sanción por no enviar información: hasta 7.500 UVT, con reducciones por subsanación oportuna.
Art. 658-3 E.T. — sanciones relativas al RUT y registros: la DIAN puede aplicar sanción por no actualizar oportunamente o por suministrar información inexacta.

Errores frecuentes que rechaza el Prevalidador:

Tipo de documento 31 (NIT): el beneficiario efectivo siempre es PN, no PJ.
Fecha de nacimiento en formato distinto a AAAA-MM-DD.
Porcentajes de participación fuera del rango 0-100 o con más de 2 decimales.
Reportar a un socio PJ sin trazar hasta la PN final.
Faltar campos obligatorios para residentes en el exterior (país de residencia, identificación del país de origen).

🔗 Fuentes oficiales

Estatuto Tributario, Art. 631-6 — adicionado por Ley 2155 de 2021, art. 16 — faculta a la DIAN a establecer el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).
Resoluciones DIAN del RUB — la DIAN ha emitido y modificado las resoluciones específicas del RUB desde 2021. Verifica la versión vigente en Normatividad DIAN.
Estatuto Tributario, Art. 651 — sanción por no enviar información (hasta 7.500 UVT con reducciones).
Estatuto Tributario, Art. 658-3 — sanciones específicas del RUT y registros administrados por la DIAN.
Prevalidador Tributario AG 2025 v3.3.0-26, sheet F5253 — define el catálogo operativo (tipos de informante, beneficiario, documento, validaciones XSD).

Si una norma o procedimiento del RUB cambió y este texto quedó desactualizado, escríbenos a soporte@exogenadian.com con el dato corregido y el link oficial.