Antes de liquidar un solo peso de nómina, necesitas saber qué tipo de contrato tiene el trabajador, qué constituye salario y qué no. Este módulo te da las reglas del Código Sustantivo del Trabajo.
Este curso integra la Reforma Laboral — Ley 2466/2025 con su cronograma de entrada en vigor (recargo dominical 80 % → 90 % → 100 %; horario nocturno desde 7 p. m. vigente desde 25-dic-2025; contrato fijo máximo 4 años; aprendizaje como contrato laboral especial). Algunos aspectos operativos — aprendizaje, plataformas digitales, registro de horas extras— quedaron sujetos a reglamentación del Gobierno; verifica el decreto reglamentario aplicable antes de cada liquidación. Curso informativo: no reemplaza la asesoría profesional para casos UGPP, retroactivos o procesos sancionatorios. Las reglas presentadas son la doctrina general; casos específicos pueden tener matices según jurisprudencia (Sala Laboral CSJ y Corte Constitucional), especialmente en materia de buena fe (Arts. 65 y 99) y reducción de sanciones UGPP (Art. 640 ET).
El contrato de trabajo es el acuerdo por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona (natural o jurídica), bajo la continuada dependencia o subordinación, a cambio de una remuneración. Tres elementos esenciales lo definen:
“Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales: a) La actividad personal del trabajador; b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador; c) Un salario como retribución del servicio.”
“Primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales.”
| Tipo | Norma CST | Duración | Características clave |
|---|---|---|---|
| Término indefinido | Art. 47 | Sin fecha de terminación | El más común. Indemnización por despido sin justa causa según Art. 64 CST |
| Término fijo | Art. 46 CST mod. Art. 6 Ley 2466/2025 | Máx. 4 años (antes 3), renovable | Debe ser escrito. Preaviso de 30 días. Si es < 1 año, se renueva hasta 3 veces por el mismo periodo. Sumadas todas las prórrogas, no puede superar 4 años; vencido ese plazo se entiende a término indefinido. Para contratos vigentes al 25-jun-2025 el plazo de 4 años corre desde esa fecha. |
| Obra o labor | Art. 45 | Hasta finalizar la obra | Vinculado a una tarea específica. Termina al completar la obra |
| Prestación de servicios | Código Civil / Comercial | Pactada | NO es contrato laboral. Sin subordinación. El contratista paga su propia seguridad social |
Vincular trabajadores con contrato de prestación de servicios cuando existe subordinación real (horario fijo, órdenes directas, herramientas del empleador). La UGPP cruza información de PILA con los reportes de exógena y puede determinar la existencia de relación laboral encubierta, generando cobro retroactivo de aportes más las sanciones del Art. 179 Ley 1607/2012.
La Ley 2466/2025 transformó el contrato de aprendizaje, que dejó de ser una "relación especial no laboral" (régimen Ley 789/2002) y pasa a ser un contrato laboral especial a término fijo. Reglas para liquidación:
“Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.”
“No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo…”
| Concepto | ¿Es salario? | Base prestaciones | Base seg. social |
|---|---|---|---|
| Sueldo básico | Sí | Sí | Sí |
| Comisiones | Sí | Sí | Sí |
| Horas extras | Sí | Sí | Sí |
| Recargos nocturnos/festivos | Sí | Sí | Sí |
| Auxilio de transporte | No (Art. 7 Ley 1/1963) | Sí (solo cesantías y prima) | No |
| Viáticos permanentes (manutención) | Sí (parcial) | Sí | Sí |
| Bonificación ocasional | No | No | No |
| Pagos pactados como no salariales (Art. 128) | No (con límite 40%) | No | No (con límite) |
“Cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, valdrá la estipulación escrita de un salario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones.”
SMLMV 2026: $1.750.905, fijado por Decreto 1469 del 29-dic-2025 y, tras la suspensión provisional dispuesta por el Consejo de Estado el 12-feb-2026, por el Decreto 0159 del 19-feb-2026 (transitorio). Auxilio de transporte 2026: $249.095 (Decreto 1470 del 29-dic-2025). Aplica a trabajadores que devenguen hasta 2 SMLMV ($3.501.810). No es salario, pero entra en la base de cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios (Art. 7 Ley 1.°/1963), no en el IBC de seguridad social ni en la base de vacaciones.
| Cuenta | Nombre | Uso |
|---|---|---|
5105 | Gastos de personal — Salarios | Débito: gasto mensual de salarios |
510506 | Sueldos | Sueldo básico ordinario |
510515 | Horas extras y recargos | Trabajo suplementario |
510518 | Comisiones | Comisiones sobre ventas |
510527 | Auxilio de transporte | Solo para ≤ 2 SMLMV |
2505 | Salarios por pagar | Crédito: obligación con trabajadores |
Cada tipo de contrato tiene reglas distintas de terminación e indemnización. Aquí aprendes a liquidar correctamente cada uno y a calcular la indemnización por despido sin justa causa.
Es el tipo de contrato más común en Colombia. No tiene fecha de terminación pactada y puede ser verbal o escrito. Su estabilidad lo convierte en la modalidad preferida por los trabajadores, pero el empleador debe conocer bien las reglas de terminación.
“El contrato de trabajo no estipulado a término fijo o cuya duración no esté determinada por la de la obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo.”
“El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito. Si antes de la fecha de vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado.”
Está vinculado a la realización de una obra o labor específica. Termina cuando se concluye la obra, sin necesidad de preaviso. Es común en el sector de la construcción.
“El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por un tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio.”
El contrato de prestación de servicios se rige por el Código Civil y Comercial, no por el CST. No genera relación laboral siempre que no exista subordinación.
| Característica | Contrato laboral | Prestación de servicios |
|---|---|---|
| Subordinación | Sí — el empleador dirige | No — autonomía del contratista |
| Horario | Fijado por el empleador | Definido por el contratista |
| Prestaciones sociales | Obligatorias para el empleador | No aplican |
| Seguridad social | Compartida empleador/trabajador | 100% a cargo del contratista |
| Retención en la fuente | Procedimiento 1 o 2 (Art. 383 ET) | Servicios (Art. 392 ET): 10% u 11% |
| Herramientas | Proporcionadas por el empleador | Propias del contratista |
Al terminar cualquier contrato laboral, el empleador debe liquidar y pagar todos los valores pendientes. La liquidación incluye:
“En todo contrato de trabajo va envuelta la condición resolutoria por incumplimiento de lo pactado, con indemnización de perjuicios a cargo de la parte responsable. En caso de terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa comprobada, por parte del empleador, éste deberá al trabajador una indemnización…”
| Tipo de contrato | Salario | Indemnización |
|---|---|---|
| Término indefinido | < 10 SMLMV | 30 días de salario por el primer año + 20 días por cada año adicional, proporcional por fracción |
| ≥ 10 SMLMV | 20 días por el primer año + 15 días por cada año adicional, proporcional por fracción | |
| Término fijo | Cualquiera | Salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo, mínimo 15 días |
| Obra o labor | Cualquiera | Salarios correspondientes al tiempo que faltare para completar la obra, mínimo 15 días |
Régimen de transición: los trabajadores con 10 o más años de servicio al 27-dic-2002 (entrada en vigencia de la Ley 789/2002) que no se acogieron al régimen de Ley 50/1990 conservan la acción de reintegro del régimen anterior. Verifica el régimen aplicable antes de liquidar.
“Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el contrato de trabajo: Por parte del empleador: el haber sufrido engaño el empleador; todo acto de violencia, injuria, malos tratamientos o grave indisciplina; todo daño material causado intencionalmente; toda negligencia peligrosa; todo acto inmoral o delictuoso; el reconocimiento de pensión de jubilación o invalidez…”
La carta de terminación debe indicar: fecha de terminación, causa (si aplica), y firma del empleador. El paz y salvo laboral es el documento donde el trabajador certifica haber recibido todos los valores de la liquidación. Aunque no es obligatorio legalmente, protege al empleador frente a futuras reclamaciones. Siempre guarde copia firmada por ambas partes.
No pagar la liquidación al momento de la terminación del contrato. El Art. 65 CST (modificado por Art. 29 Ley 789/2002) establece una indemnización moratoria de un día de salario por cada día de retraso. Para trabajadores con salario superior a 1 SMLMV opera durante los primeros 24 meses; vencidos, se sustituye por intereses moratorios a la máxima tasa legal. Importante: la Sala Laboral de la Corte Suprema (línea SL12220-2017, SL2588-2020, SL1430-2022) exige que el juez analice la buena fe del empleador; si hubo razones serias y atendibles para no pagar, la sanción no es automática.
La reforma creó un régimen propio para repartidores y conductores de plataformas (Rappi, Uber, DiDi, Cornershop, etc.). Distingue dos modalidades:
Para cumplir el Convenio 189 OIT, la Ley 2466 obliga a contrato escrito con trabajadoras y trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, niñeras, mayordomos y jardineros. Los contratos verbales preexistentes se entienden a término indefinido hasta que se formalicen por escrito. Mantienen derecho a cotización por semanas (Decreto 2616/2013) cuando trabajen tiempo parcial.
Las prestaciones sociales son derechos irrenunciables del trabajador. Aquí aprendes a liquidar cada una con su fundamento legal y las bases correctas.
Las cesantías son una prestación social equivalente a un mes de salario por cada año de servicio, o proporcionalmente por fracción. Su propósito original es proteger al trabajador en caso de quedar cesante.
“Todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.”
“A partir del primero de enero de 1975, todo empleador obligado a pagar cesantías a sus trabajadores, les reconocerá y pagará intereses del 12% anual sobre los saldos que en 31 de diciembre de cada año, o en la fecha de retiro del trabajador, o de liquidación parcial de cesantías, tenga a su favor por concepto de cesantía.”
“Toda empresa está obligada a pagar a cada uno de sus trabajadores, como prestación especial, una prima de servicios equivalente a treinta (30) días de salario por año, pagadera por semestres del calendario, en la siguiente forma: una quincena el último día de junio y otra quincena en los primeros veinte días de diciembre.”
“Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.” (Art. 186)
Cesantías y prima: Salario + Auxilio de transporte. Vacaciones: Solo salario (sin auxilio de transporte, sin horas extras). Este error es de los más comunes en liquidaciones: incluir el auxilio de transporte en la base de vacaciones sobreestima el valor; excluirlo de la base de cesantías lo subestima.
“Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo legal vigente.”
Aplicar mal la base del Art. 253 CST. La regla es: si los 3 últimos meses tuvieron salario estable, la base son ese último salario; si hubo variación o el salario es variable, la base es el promedio del último año (o del tiempo trabajado si es menor). Los 3 meses son la prueba de variación, no el periodo del cálculo. Confundir estas dos reglas es causa frecuente de demandas laborales.
| Cuenta | Nombre | Uso |
|---|---|---|
510530 | Cesantías | Gasto mensual por provisión |
510533 | Intereses sobre cesantías | Gasto mensual por provisión |
510536 | Prima de servicios | Gasto mensual por provisión |
510539 | Vacaciones | Gasto mensual por provisión |
261005 | Cesantías consolidadas | Pasivo acumulado por pagar |
261010 | Intereses sobre cesantías | Pasivo acumulado |
261015 | Prima de servicios | Pasivo acumulado |
261020 | Vacaciones consolidadas | Pasivo acumulado |
La jornada laboral y el trabajo suplementario tienen reglas precisas en el CST. Un error en los recargos afecta la base de prestaciones, seguridad social y retención. Aquí aprendes cada porcentaje con su fundamento legal.
La jornada máxima legal en Colombia está en proceso de reducción gradual, pasando de 48 a 42 horas semanales. La implementación es progresiva entre 2023 y 2026.
“La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de cuarenta y dos (42) horas a la semana, que podrán ser distribuidas, de común acuerdo, entre empleador y trabajador, en 5 o 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso.”
“El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.”
| Concepto | Recargo sobre hora ordinaria | Factor | Norma |
|---|---|---|---|
| Hora extra diurna (6:00 - 19:00) | 25% | 1,25 | Art. 168 CST |
| Hora extra nocturna (19:00 - 6:00) | 75% | 1,75 | Art. 168 CST |
| Recargo nocturno (sin extra) | 35% | 1,35 | Art. 168 CST |
| Dominical/festivo diurno (sin extra) — HOY | 80% | 1,80 | Art. 179 CST mod. Art. 14 Ley 2466/2025 |
| Dominical/festivo diurno (1-jul-2026 a 30-jun-2027) | 90% | 1,90 | Art. 14 Ley 2466/2025 |
| Dominical/festivo diurno (desde 1-jul-2027) | 100% | 2,00 | Art. 14 Ley 2466/2025 |
| Dominical/festivo nocturno | recargo dominical vigente + 35% (hoy 115%) | 2,15 hoy | Arts. 168, 179 CST |
| Hora extra diurna dominical/festivo | recargo dominical vigente + 25% (hoy 105%) | 2,05 hoy | Arts. 168, 179 CST |
| Hora extra nocturna dominical/festivo | recargo dominical vigente + 75% (hoy 155%) | 2,55 hoy | Arts. 168, 179 CST |
“El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. Si el domingo es habitual, el trabajador tiene derecho a un descanso compensatorio remunerado o a la retribución en dinero, a elección del trabajador.”
El CST establece límites estrictos al trabajo suplementario para proteger la salud del trabajador:
Las horas extras y recargos constituyen salario (Art. 127 CST) y por tanto hacen parte de la base para calcular cesantías, prima de servicios, seguridad social y parafiscales. Si el salario fue variable por horas extras, las cesantías se liquidan sobre el promedio de los últimos 3 meses. No incluir las horas extras en la base prestacional es un hallazgo frecuente de la UGPP.
Pagar horas extras “por fuera de nómina” para evitar el impacto prestacional: es ilegal y genera contingencias laborales y de UGPP cuando se cruza la información. Cuando el patrono pretenda exceder los topes legales (más de 2 horas extras diarias o 12 semanales) o cuando se trate de trabajo de menores, debe solicitar además la autorización previa del Ministerio del Trabajo (Art. 162 CST). Y bajo la Ley 2466/2025, la falta de registro detallado de horas extras invierte la carga de la prueba a favor del trabajador.
En empresas con turnos rotativos de 6 horas cada uno (Art. 165 CST), la jornada puede extenderse a 36 horas semanales sin generar recargo nocturno ni horas extras, siempre que se cumplan estas condiciones:
Los aportes a seguridad social son la obligación más fiscalizada por la UGPP. Aquí aprendes las tarifas exactas, cómo se distribuyen y las reglas del IBC.
El Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia fue creado por la Ley 100 de 1993 y comprende tres subsistemas: salud, pensión y riesgos laborales. Todo empleador está obligado a afiliar y cotizar por cada trabajador dependiente.
“La cotización al régimen contributivo de salud será máximo del 12.5% del ingreso o salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo. La cotización a cargo del empleador será del 8.5% y a cargo del trabajador del 4%.”
“La tasa de cotización al Sistema General de Pensiones será del 16% del ingreso base de cotización. El empleador pagará el 75% de la cotización total y el trabajador el 25% restante.”
| Subsistema | Total | Empleador | Trabajador |
|---|---|---|---|
| Salud | 12.5% | 8.5% | 4.0% |
| Pensión | 16.0% | 12.0% | 4.0% |
| Fondo de Solidaridad Pensional (≥ 4 SMLMV) | 1% - 2% | — | 1% - 2% |
“La cotización al Sistema de Riesgos Laborales estará a cargo exclusivo del empleador. La tarifa se determina según la actividad económica y el nivel de riesgo.”
| Nivel de riesgo | Clase | Tarifa inicial | Ejemplos de actividades |
|---|---|---|---|
| I — Mínimo | Administrativo, financiero | 0.522% | Oficinas, contadores, abogados |
| II — Bajo | Manufactura liviana | 1.044% | Confección, alimentos procesados |
| III — Medio | Manufactura media | 2.436% | Aserraderos, fabricación químicos |
| IV — Alto | Construcción, minería | 4.350% | Construcción, transporte |
| V — Máximo | Riesgo extremo | 6.960% | Minería subterránea, explosivos |
“La base para calcular las cotizaciones a que hace referencia el artículo anterior, será el salario mensual. El salario base de cotización no podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente ni superior a 25 SMLMV.”
“Los trabajadores independientes con ingresos netos iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente que celebren contratos de prestación de servicios personales, cotizarán mes vencido al Sistema de Seguridad Social Integral, sobre una base mínima del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA.”
La UGPP cruza los ingresos reportados en la declaración de renta con las cotizaciones en PILA. Si un independiente declaró $120.000.000 de ingresos anuales pero cotizó sobre 1 SMLMV, la UGPP emite requerimiento. Cuando el aporte se omitió en su totalidad aplica la sanción por omisión (5 % del valor mensual omitido por cada mes, máximo 100 %); cuando se pagó un IBC menor al real aplica la sanción por inexactitud (35 % de la diferencia, con reducciones del Art. 180 Ley 1607/2012 si se subsana antes del requerimiento o pliego). Es la fiscalización más agresiva actualmente.
| IBC (en SMLMV) | Subcuenta solidaridad | Subcuenta subsistencia | Total adicional |
|---|---|---|---|
| 4 a 16 SMLMV | 1.0% | 0.0% | 1.0% |
| 16 a 17 SMLMV | 1.0% | 0.2% | 1.2% |
| 17 a 18 SMLMV | 1.0% | 0.4% | 1.4% |
| 18 a 19 SMLMV | 1.0% | 0.6% | 1.6% |
| 19 a 20 SMLMV | 1.0% | 0.8% | 1.8% |
| Más de 20 SMLMV | 1.0% | 1.0% | 2.0% |
Este aporte adicional es 100% a cargo del trabajador y se descuenta de nómina.
Los aportes parafiscales y la exoneración del Art. 114-1 ET cambian drásticamente el costo real de un trabajador. Aquí calculamos el factor multiplicador real.
Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias del empleador destinadas a entidades específicas del sistema social colombiano. No son impuestos ni tasas — son contribuciones especiales con destinación específica.
| Entidad | Tarifa | Norma | Destinación |
|---|---|---|---|
| ICBF | 3% | Ley 89/1988 | Protección de la niñez y la familia |
| SENA | 2% | Ley 21/1982 | Formación profesional |
| Caja de Compensación Familiar | 4% | Ley 21/1982 | Subsidio familiar, recreación, vivienda |
“Están exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA y del ICBF, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Así mismo, las personas naturales empleadoras están exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA y al ICBF por los trabajadores que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos…”
Entidades sin ánimo de lucro, cooperativas, pre-cooperativas, fondos de empleados, zonas francas con tarifa del 20 % y las personas naturales que no empleen a dos o más trabajadores. Estos sí deben pagar ICBF (3 %), SENA (2 %) y salud patronal (8,5 %) independientemente del salario del trabajador.
Contribuyentes del SIMPLE persona jurídica: al ser declarantes del impuesto sobre la renta (por mandato del régimen, Arts. 903-916 ET), acceden a la exoneración del Art. 114-1 ET en las mismas condiciones que cualquier otro declarante: 0 % de salud patronal (8,5 %), 0 % SENA y 0 % ICBF por trabajadores que devenguen menos de 10 SMMLV (Concepto DIAN 100208192-1283/2019). La tarifa unificada del SIMPLE NO sustituye estos aportes; la exoneración opera por el Art. 114-1 ET. La Caja de Compensación (4 %) siempre se paga.
| Concepto | Con exoneración (< 10 SMLMV) | Sin exoneración |
|---|---|---|
| Salud patronal | 0% (exonerado) | 8.5% |
| Pensión patronal | 12% | 12% |
| ARL (Riesgo I) | 0.522% | 0.522% |
| ICBF | 0% (exonerado) | 3% |
| SENA | 0% (exonerado) | 2% |
| Caja de Compensación | 4% | 4% |
| Total aportes empleador | 16.522% | 30.022% |
No provisionar mensualmente las prestaciones sociales. Muchas empresas pequeñas registran la prima y las cesantías solo cuando las pagan, generando distorsión en los estados financieros mensuales. Bajo NIIF (NIC 19), las prestaciones deben reconocerse como pasivo acumulado mes a mes. Además, la DIAN revisa que la provisión del gasto sea consistente con los pagos efectivos reportados en exógena.
| Concepto | Fórmula mensual | Débito (Gasto) | Crédito (Pasivo) |
|---|---|---|---|
| Cesantías | (Salario + Aux. Transp.) × 8.33% | 510530 | 261005 |
| Intereses cesantías | (Salario + Aux. Transp.) × 1% | 510533 | 261010 |
| Prima de servicios | (Salario + Aux. Transp.) × 8.33% | 510536 | 261015 |
| Vacaciones | Salario × 4.17% | 510539 | 261020 |
| Salud patronal | IBC × 8.5% (o 0% si exonerado) | 510568 | 237005 |
| Pensión patronal | IBC × 12% | 510570 | 237006 |
| ARL | IBC × tarifa según riesgo | 510572 | 237009 |
| Caja de Compensación | IBC × 4% | 510575 | 237010 |
| ICBF | IBC × 3% (o 0% si exonerado) | 510578 | 237010 |
| SENA | IBC × 2% (o 0% si exonerado) | 510581 | 237010 |
La retención por salarios es uno de los cálculos más complejos de la nómina. Aquí desglosas los dos procedimientos del ET, las rentas exentas, las deducciones y el límite del 40%.
“La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente…”
| Rango (en UVT) | Tarifa marginal | Impuesto |
|---|---|---|
| > 0 hasta 95 | 0% | 0 |
| > 95 hasta 150 | 19% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 95) × 19% |
| > 150 hasta 360 | 28% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 150) × 28% + 10.45 UVT |
| > 360 hasta 640 | 33% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 360) × 33% + 69.25 UVT |
| > 640 hasta 945 | 35% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 640) × 35% + 161.65 UVT |
| > 945 hasta 2.300 | 37% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 945) × 37% + 268.40 UVT |
| > 2.300 en adelante | 39% | (Ingreso laboral gravado en UVT menos 2.300) × 39% + 769.75 UVT |
UVT 2026: $52.374 (Resolución DIAN 000238/2025). Para un salario mensual de $8.000.000, primero debes restar las deducciones y rentas exentas para obtener el ingreso laboral gravado en UVT, y luego aplicar la tabla marginal. La retención se aplica sobre pagos gravables, no sobre el salario bruto.
“Con relación a cada trabajador, se calcula la retención en la fuente mes a mes, aplicando la tabla del artículo 383 al total de pagos gravables del respectivo mes, menos las deducciones y rentas exentas.”
“El empleador calculará en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicar durante el semestre siguiente. Se toman los pagos gravables de los 12 meses anteriores; se depuran y el subtotal se divide entre 13 para obtener el ingreso mensual promedio gravable, sobre el cual se aplica la tabla del Art. 383 ET.”
“El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada anualmente a 790 UVT. El cálculo de esta renta exenta se efectuará una vez se detraiga del valor total de los pagos laborales los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas…” Texto vigente tras Ley 2277/2022 art. 7. El tope anterior era de 240 UVT/mes.
| Concepto | Límite | Valor 2026 |
|---|---|---|
| Intereses de vivienda o leasing habitacional | 100 UVT mensuales | $5.237.400 |
| Pagos a medicina prepagada | 16 UVT mensuales | $837.984 |
| Deducción por dependientes | 10% del ingreso bruto, máx. 32 UVT | Máx. $1.675.968 |
“La suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del ingreso neto del trabajador, el cual se calcula restando del ingreso bruto los ingresos no constitutivos de renta imputables.”
En este ejemplo, las deducciones y rentas exentas suman $3.602.500, pero el límite del 40% las reduce a $2.944.000. Aun así, el ingreso gravado de 84,32 UVT cae en el primer rango (0-95 UVT) con tarifa 0%, por lo que no hay retención. Para salarios más altos, la retención crece progresivamente. Un salario de $15.000.000 sin deducciones generaría retención significativa.
“Los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, a más tardar el último día del mes de marzo de cada año.”
Reportar en el certificado valores diferentes a los realmente descontados. La DIAN cruza el F220 que el empleador emite con la exógena formato 2276 (pagos a empleados) y con el F350 (declaración de retención mensual). Si hay inconsistencias, tanto el empleador como el trabajador reciben requerimiento. Además, el trabajador puede usar el F220 para su declaración de renta y si los datos son incorrectos, genera responsabilidad solidaria.
“Para aceptar la deducción por salarios, los patronos obligados a pagar subsidio familiar y a hacer aportes al SENA, ICBF y al sistema de seguridad social deben estar a paz y salvo por tales conceptos por el respectivo año o período gravable.”
“Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales. Se exceptúan los pagos no constitutivos de ingreso gravable o exentos para el trabajador.”
Desde 2021 todos los empleadores deben transmitir la nómina electrónica a la DIAN. Aquí aprendes la obligación, los plazos, el contenido del documento soporte y cómo corregir errores.
La nómina electrónica es un documento soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta que debe transmitirse a la DIAN en formato electrónico (XML). No reemplaza el comprobante de nómina interno de la empresa, sino que es un reporte adicional obligatorio.
“Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, son todos aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.”
| Sección | Contenido | Detalle |
|---|---|---|
| Identificación del empleador | NIT, razón social, dirección | Datos del contribuyente obligado |
| Identificación del trabajador | Tipo y número de documento, nombre completo | Datos del beneficiario del pago |
| Devengados | Salario, horas extras, comisiones, aux. transporte, prestaciones, vacaciones, bonificaciones | Todo lo que recibe el trabajador |
| Deducciones | Salud trabajador, pensión trabajador, fondo solidaridad, retención en la fuente, libranzas, sindicato | Todo lo que se descuenta |
| Neto pagado | Devengados - Deducciones | Valor efectivamente recibido |
| Período de pago | Fecha inicio y fin del período, fecha de pago | Mensual, quincenal o según frecuencia |
“El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse y transmitirse dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.”
Cuando se detecta un error en una nómina electrónica ya transmitida, no se puede modificar directamente. Se debe generar una nota de ajuste que referencia el documento original y corrige los valores.
1. Estar habilitado como facturador electrónico ante la DIAN (Resolución 000042/2020). 2. Contar con software de nómina electrónica que cumpla las especificaciones técnicas de la DIAN (formato XML UBL 2.1). 3. Tener certificado digital vigente. 4. Configurar los datos del empleador y los trabajadores en el sistema. La DIAN ofrece un servicio gratuito en su portal para pequeños empleadores.
“Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren, que no la suministren dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en una multa que no superará quince mil (15.000) UVT.”
1. No habilitarse como facturador electrónico: Es prerequisito obligatorio, y muchos empleadores pequeños lo desconocen. 2. Transmitir fuera de plazo: Después del día 10 del mes siguiente genera sanción. 3. Diferencias entre nómina electrónica y PILA: La DIAN cruza los valores transmitidos en la nómina electrónica con los aportes reportados en PILA. Diferencias significativas generan requerimiento. 4. Omitir notas de ajuste: Cuando hay retroactivos, ajustes salariales o errores, se deben transmitir notas de ajuste; no se puede simplemente “corregir” en el siguiente mes.
| Cruce | Fuente A | Fuente B | Qué verifica |
|---|---|---|---|
| Nómina vs. PILA | Doc. soporte nómina | Planilla PILA | IBC reportado coincida con salarios transmitidos |
| Nómina vs. Exógena | Doc. soporte nómina | Formato 2276 | Pagos anuales a empleados sean consistentes |
| Nómina vs. Renta | Doc. soporte nómina | Declaración de renta | Costos y deducciones por salarios declarados |
| Nómina vs. F350 | Doc. soporte nómina | Retención en la fuente | Retenciones practicadas coincidan con las transmitidas |
La PILA es el mecanismo para pagar aportes a seguridad social y parafiscales. La UGPP fiscaliza que estos aportes sean correctos. Aquí aprendes cómo funciona la planilla, los plazos y cómo responder a requerimientos.
La PILA es el formulario único para liquidar y pagar los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensación) y el Fondo de Solidaridad Pensional. Se presenta y paga a través de operadores autorizados por el Ministerio de Salud.
“La autoliquidación y pago de aportes al Sistema de la Protección Social se realizará obligatoriamente a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA, utilizando los operadores de información autorizados.”
| Tipo | Código | Uso | Quién la presenta |
|---|---|---|---|
| Planilla tipo E | Empleados | Aportes de trabajadores dependientes | Empleador |
| Planilla tipo I | Independientes | Aportes de trabajadores independientes y contratistas | Independiente o contratante |
| Planilla tipo S | Servicio doméstico | Aportes de empleados del servicio doméstico | Empleador |
| Planilla tipo Y | Independientes agremiados | Aportes de independientes afiliados a agremiaciones | Agremiación |
| Planilla tipo A | Cotizante con novedad | Correcciones, retiro, variación permanente de salario | Empleador |
| Planilla tipo N | Planilla de correcciones | Correcciones de planillas anteriores | Empleador |
“Los aportes al Sistema de la Protección Social se pagarán mes vencido, dentro de los plazos señalados de acuerdo con el último dígito del NIT o cédula del aportante.”
| Último dígito NIT | Día hábil de pago |
|---|---|
| 1 y 2 | 1º día hábil del mes |
| 3 y 4 | 2º día hábil del mes |
| 5 y 6 | 3º día hábil del mes |
| 7 y 8 | 4º día hábil del mes |
| 9 y 0 | 5º día hábil del mes |
El IBC es el valor sobre el cual se calculan los aportes a seguridad social y parafiscales. Es diferente para dependientes e independientes:
“Cuando la UGPP establezca que el aportante ha omitido total o parcialmente la liquidación y pago de las contribuciones al Sistema de la Protección Social, o las realizó en forma inexacta, aplicará una sanción equivalente al 5% del valor dejado de liquidar y pagar por cada mes o fracción de mes de retardo, sin exceder el 100% del valor del aporte a cargo.”
1. Requerimiento de información: La UGPP solicita soportes (contratos, nóminas, PILA, contabilidad). Plazo: 3 meses para responder. 2. Liquidación oficial: Si no se responde o la respuesta no satisface, la UGPP emite liquidación con aportes + sanción. 3. Recurso de reconsideración: Se interpone dentro de los 2 meses siguientes a la notificación. 4. Prescripción: La UGPP tiene 5 años para fiscalizar aportes desde la fecha en que debieron pagarse.
1. Pagar PILA fuera de plazo: Genera intereses moratorios sobre los aportes (tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera). 2. No reportar novedades: Ingresos, retiros, incapacidades, licencias y variaciones de salario deben reportarse en la planilla. 3. IBC inferior al real: El cruce UGPP más común. Pagos no salariales que excedan el 40% se reclasifican como salario para efectos del IBC. 4. No conservar soportes: El empleador debe guardar los soportes de nómina, contratos y planillas por al menos 5 años (término de prescripción).
| Infracción | Sanción | Norma |
|---|---|---|
| Omisión de aportes | 5% mensual del valor dejado de pagar, máx. 100% | Art. 179 num. 1 Ley 1607/2012 (mod. Ley 1819/2016) |
| Inexactitud en aportes | 35% de la diferencia. Reducción al 5% si se corrige antes del requerimiento; 20% entre requerimiento y pliego de cargos | Art. 179 num. 2 + Art. 180 Ley 1607/2012 |
| No suministrar información a la UGPP | Hasta 15.000 UVT ($785.610.000 en 2026) | Art. 179 num. 3 Ley 1607/2012 |
| Mora en aportes | Intereses moratorios (Art. 635 ET) | Art. 23 Ley 100/1993 |
| Omisión de afiliación al SSSI | Multa de 1 a 50 SMMLV por trabajador y por evento | Art. 271 Ley 100/1993 |
| Infracción al SG-SST | Hasta 500 SMMLV | Art. 30 Ley 1562/2012, compilado en Decreto 1072/2015 |
| Eludir aportes con contratos de servicios | Cobro retroactivo de los aportes más sanciones del Art. 179 | Arts. 22-24 CST + Art. 53 C.P. + Art. 179 Ley 1607 |
Pon en práctica todo lo aprendido con las herramientas de ExógenaDIAN. Aprende los cruces que hace la UGPP y los hallazgos más frecuentes en auditorías laborales.
Aplica lo aprendido en los módulos anteriores con estas herramientas gratuitas:
Calcula salarios, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales con todas las reglas del CST y Ley 100.
Usar el Liquidador →Determina el factor multiplicador real, con y sin exoneración del Art. 114-1 ET. Compara salario ordinario vs. integral.
Calcular Costo Real →Genera el certificado de ingresos y retenciones con la depuración completa del Art. 388 ET.
Generar F220 →Aplica la tabla del Art. 383 ET con ambos procedimientos. Incluye todas las deducciones y límites.
Calcular Retención →La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de fiscalizar el correcto pago de aportes a seguridad social y parafiscales. Sus cruces principales son:
| Cruce | Fuentes de información | Qué buscan |
|---|---|---|
| IBC vs. ingresos | PILA vs. Exógena (formato 2276) vs. Renta | Que el IBC corresponda a los ingresos reales del trabajador. Diferencias generan requerimiento |
| Pagos no salariales | Exógena vs. PILA | Que los pagos no constitutivos de salario no superen el 40% del total (Ley 1393/2010, Art. 30) |
| Contratistas vs. empleados | Exógena (formato 1001) vs. PILA | Personas reportadas como contratistas que deberían estar vinculadas laboralmente |
| Independientes | Renta vs. PILA | Que el IBC sea al menos 40% de los ingresos mensualizados |
| Exoneración Art. 114-1 | Renta (declarante) vs. PILA | Que la empresa sea efectivamente declarante de renta y cumpla requisitos para aplicar la exoneración |
1. IBC inferior al real: Reportar aportes sobre un salario menor al efectivamente pagado. Sanción: 5% por cada mes de mora.
2. Contrato de servicios con subordinación: Vinculación laboral encubierta. Cobro retroactivo de aportes + sanción del 100%.
3. Pagos no salariales excesivos: Superar el 40% del total con pagos pactados como no salariales. Diferencia se reclasifica como IBC.
4. Omisión de cotizantes: No afiliar trabajadores o reportarlos tardíamente. Sanción hasta 5 SMLMV por trabajador.
5. Exoneración indebida del 114-1: Aplicar la exoneración sin ser declarante de renta o para trabajadores que ganan ≥ 10 SMLMV.
| # | Verificación | Norma |
|---|---|---|
| 1 | Todos los trabajadores tienen contrato escrito (o se documenta la relación verbal) | Art. 37 CST |
| 2 | El salario base incluye todos los pagos constitutivos de salario (Art. 127) | Art. 127 CST |
| 3 | Los pagos no salariales no superan el 40% del total de la remuneración | Art. 30 Ley 1393/2010 |
| 4 | El IBC de seguridad social coincide con el salario real | Art. 18 Ley 100/1993 |
| 5 | Se provisionan mensualmente cesantías, intereses, prima y vacaciones | NIC 19 / Art. 249 CST |
| 6 | La retención por salarios aplica correctamente el límite del 40% (Art. 388) | Arts. 383-388 ET |
| 7 | La PILA se presenta y paga oportunamente (antes del vencimiento según NIT) | Decreto 780/2016 art. 3.2.2.1 (compiló el Decreto 1670/2007) |
| 8 | Los aportes a Caja de Compensación se pagan siempre (no están exonerados) | Art. 114-1 ET |
| 9 | El F220 coincide con el formato 2276 de exógena y con el F350 | Arts. 378-379 ET |
| 10 | Los contratistas por prestación de servicios no tienen subordinación real | Art. 23 CST / Art. 53 CN |
| 11 | La nómina electrónica se transmite antes del 10 del mes siguiente | Res. 000013/2021 DIAN |
| 12 | Las horas extras no exceden 2 diarias / 12 semanales y tienen autorización | Arts. 162, 167 CST |
Ahora que dominas la nómina colombiana, el siguiente curso natural es Retención en la Fuente 350. La retención por salarios que aprendiste en el Módulo 7 se declara mes a mes en ese formulario, y los cruces DIAN entre el F350, la exógena y los F220 son de los más revisados.
De la tabla de retención a la declaración. Cada concepto, base y tarifa con su fundamento legal.
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