Cómo hacer la conciliación bancaria en exogenadian.com
Guía paso a paso para usar la herramienta de conciliación (conciliacion.html): cargar el extracto bancario y el auxiliar contable de la cuenta 1110, configurar tolerancia y formato, dejar que la herramienta cruce fecha + monto y revisar manualmente las partidas pendientes.
Antes de empezar — lista de chequeo
Para que la conciliación salga bien al primer intento, ten:
- Extracto bancario del período en Excel/CSV/TSV/TXT. Lo descargas del banco (Bancolombia, Davivienda, BBVA, Banco de Bogotá, etc.). Cada banco tiene un formato propio —la herramienta los detecta automáticamente.
- Auxiliar contable de la cuenta 1110 (bancos) en Excel/CSV. Lo exportas de tu software contable (Siigo, World Office, Helisa, Alegra). Si tu cliente tiene varias cuentas bancarias, exporta una por una.
- Saldo inicial y saldo final de cada uno (extracto y auxiliar). Sirven como verificación cruzada.
Tip: si el extracto trae los movimientos en una sola columna "Valor" con signos (positivo abono, negativo cargo), la herramienta lo entiende. Si vienen separados en dos columnas (Débito / Crédito), también. Y si el banco invirtió los signos al revés del auxiliar contable, hay un toggle "Invertir Débito/Crédito".
Conciliación bancaria
Extracto bancario
Arrastra el extracto
.xlsx, .csv, .txt
.xlsx, .csv, .txt
Auxiliar contable
Arrastra el auxiliar 1110
.xlsx o .csv
.xlsx o .csv
1 Paso 1
Subir los dos archivos
Entra a exogenadian.com/conciliacion.html. Vas a ver dos drop-zones lado a lado:
- Extracto Bancario (a la izquierda)
- Libro Auxiliar Contable (a la derecha)
Arrastra cada archivo a su zona correspondiente, o haz clic para abrir el explorador.
Extracto
extracto_bancolombia.xlsx
Auxiliar
Sin archivo
📎 Descargar archivos de ejemplo
Formatos aceptados
| Formato | Detalle |
|---|---|
| Excel (.xlsx, .xls) | El más común —exportado del banco o del software contable. |
| CSV (.csv) | Si el banco te lo entrega como CSV. |
| TSV / TXT | Algunos bancos exportan en este formato. |
De dónde sale cada archivo
| Archivo | De dónde | Qué debe traer |
|---|---|---|
| Extracto bancario | Banca virtual del banco: Bancolombia, Davivienda, BBVA, Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Banco Popular, AV Villas, Itau, etc. | Fecha, descripción, valor (con signo o Débito/Crédito separados). Idealmente saldo inicial y final del período. |
| Auxiliar contable de la cuenta del banco | Software contable: Siigo, World Office, Helisa, Alegra, MidaSoft, Odoo, Simit, etc. Exportar el auxiliar de la cuenta 1110 (o subcuenta específica del banco). | Fecha, descripción, Débito, Crédito, saldo. Una fila por movimiento contabilizado. |
Si tu cliente tiene varias cuentas bancarias (p. ej. corriente y ahorros), debes conciliarlas por separado —una conciliación a la vez. No mezcles dos bancos en el mismo archivo.
2 Paso 2
Configurar la conciliación
Después de cargar los archivos, la herramienta abre un panel de configuración por cada uno:
| Campo | Qué va aquí |
|---|---|
| Fila de encabezado | La fila que tiene los títulos (Fecha, Detalle, Débito, Crédito). Automática en la mayoría de casos. Si el archivo tiene cabeceras decorativas arriba, ajusta manualmente. |
| Sin encabezado | Checkbox si el archivo NO trae fila de títulos. |
| Saldo inicial | El saldo del primer día del período. Sirve para validación. |
| Saldo final | El saldo del último día del período. Sirve para validación. |
| Invertir Débito/Crédito | Activar si el extracto bancario muestra los signos al revés del auxiliar contable (algunos bancos lo hacen). |
Configurar archivo: Extracto bancario
Fila de encabezado
Fila 1 ▾
Sin encabezado
☐ No
Saldo inicial
15.250.000
Saldo final
18.420.500
Invertir Débito / Crédito
☐ No (default)
Las columnas que detecta la herramienta
El mapper detecta automáticamente las columnas relevantes del extracto y del auxiliar usando los nombres del header. Es el paso donde más usuarios se quedan; vale la pena revisar qué columnas marcó:
| Columna | Qué busca | Nombres que reconoce |
|---|---|---|
| Fecha | Fecha del movimiento | fecha, date, fec, fch |
| Detalle | Descripción del movimiento | descripcion, detalle, concepto, observacion, movimiento |
| Débito | Salidas / retiros / cargos | debito, cargo, retiro, salida, egreso |
| Crédito | Entradas / abonos / consignaciones | credito, abono, deposito, entrada, consignacion, ingreso |
| Valor (alternativa) | Si el archivo trae UNA sola columna de monto con signo | valor, monto, importe, vlr, amount |
¿Tu extracto trae el monto con signo (un solo número positivo o negativo) en vez de columnas Débito/Crédito separadas? No es problema. La herramienta detecta esto automáticamente: positivos los trata como créditos (entradas) y negativos como débitos (salidas). Es típico de extractos exportados como CSV "raw" del banco.
Casos típicos donde el mapeo se equivoca
- Extracto sin header (CSV "raw" del banco, sin títulos de columna): activa el checkbox "Sin encabezado". La herramienta usará la posición de columna (1ª=Fecha, 2ª=Detalle, etc.) y un dropdown manual para confirmar.
- Davivienda con Día y Mes en columnas separadas: algunos extractos antiguos vienen con una columna "Día" y otra "Mes" en vez de una sola Fecha. La herramienta detecta este caso y junta los dos campos automáticamente, pero verifica en el preview que las fechas se vean bien.
- Header en fila 2 o más abajo (filas decorativas arriba con logo del banco, NIT del cliente, período): cambia el campo "Fila de encabezado" a la fila correcta.
- Bancolombia con doble cabecera ("Movimientos del período" en fila 1, sub-headers en fila 2): mismo arreglo, ajustar la fila de header.
- Auxiliar con columna "Saldo" pero sin Débito/Crédito: el cruce no funciona —necesitas Db/Cr o un valor por movimiento. Vuelve al software contable y exporta el auxiliar con detalle de movimientos, no solo saldos.
- Extracto con signos invertidos respecto al auxiliar (algunos bancos muestran débito como positivo y crédito como negativo): activa el checkbox "Invertir Débito/Crédito" SOLO en ese archivo.
- Fechas en formato inusual: la herramienta soporta DD/MM/YYYY, YYYY-MM-DD, DD-MMM-YY y la mayoría de los formatos colombianos. Si el preview muestra fechas raras (ej. "45123" como número), abre el Excel y dale formato fecha antes de subir.
Si una columna sale en amarillo o en blanco: abre el dropdown de mapeo y selecciona manualmente la columna correcta del archivo. Confirma en el preview que la columna marcada como Débito tiene los retiros y la marcada como Crédito tiene los abonos —si están al revés, ningún movimiento va a empatar.
Tolerancia de monto
La herramienta deja una tolerancia para empatar movimientos con pequeñas diferencias (centavos por redondeo, comisiones de un peso). Las opciones predefinidas son:
- $10 — estricto, casi sin tolerancia.
- $50 — recomendado por defecto.
- $100
- $500 — tolerante (para conciliaciones donde hay muchos GMF que se redondean).
- Custom — defines un monto específico.
La tolerancia es por movimiento, no por total. Si pones $50, la herramienta empata un movimiento de $1.000.000 con uno de $999.985 (diferencia $15). Pero NO empata uno de $1.000.000 con $999.940 (diferencia $60). Las diferencias mayores quedan en "Parciales" o "Sin conciliar" para revisión manual.
3 Paso 3
Procesar la conciliación
Una vez configurado, click en "Conciliar". La herramienta cruza automáticamente los dos archivos por:
- Fecha (con tolerancia de ±2 días por defecto, útil cuando el banco aplica el movimiento un día después).
- Monto (con la tolerancia que configuraste).
- Sentido (débito vs crédito).
Listo para conciliar
Tolerancia $50 · Fecha ±2 días
Conciliar →
Procesando 268 movimientos...
El procesamiento toma 2-10 segundos según el volumen de movimientos.
4 Paso 4
Revisar las 4 pestañas de resultados
La pantalla de resultados tiene cuatro tabs. Cada uno representa un estado del cruce:
| Tab | Qué contiene | Acción típica |
|---|---|---|
| Conciliados | Movimientos que empataron 100%: misma fecha (±2 días), monto exacto (dentro de tolerancia), mismo sentido. | Revisar al azar para validar la calidad del match. No requiere acción. |
| Solo Extracto | Movimientos del banco que NO están en el auxiliar contable. Típicos: GMF, comisiones, intereses ganados, abonos por terceros. | Verificar y registrar contablemente lo que falta. |
| Solo Auxiliar | Movimientos del libro que NO están en el extracto. Típicos: cheques pendientes de cobro, depósitos en tránsito. | Confirmar si están en proceso o si hay error. |
| Parciales | Movimientos donde fecha y sentido empataron pero el monto no (diferencia mayor a la tolerancia). | Revisar manualmente: probable error de digitación. |
Conciliados 245
Solo extracto 12
Solo auxiliar 8
Parciales 3
| Fecha | Detalle | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 2025-03-04 | GMF | 2.450 | |
| 2025-03-08 | Comisión manejo | 12.800 | |
| 2025-03-15 | Intereses ganados | 3.250 | |
| 2025-03-22 | Abono ID 4587 | 1.250.000 |
Editar movimientos manualmente
Cada fila tiene un botón para mover manualmente un movimiento entre tabs (ej. forzar un match aunque la diferencia esté fuera de tolerancia, o desconciliar un match falso).
5 Paso 5
Descargar el Excel del papel de trabajo
Cuando termines de revisar los 4 tabs y ajustar manualmente lo que sea necesario, click en "Descargar Excel". La descarga es gratis, no requiere PRO.
📊 Papel de trabajo listo
Excel con los 4 tabs y resumen de conciliación
Descargar ExcelGratis
Qué trae el Excel
- Hoja Resumen: saldo inicial, saldo final, total movimientos, % conciliado.
- Hoja Conciliados: detalle de cada match.
- Hoja Solo Extracto: partidas pendientes de registrar contablemente.
- Hoja Solo Auxiliar: partidas pendientes de cobrar/depositar.
- Hoja Parciales: diferencias por revisar.
- Hoja Ajustes propuestos: con los asientos contables sugeridos para registrar GMF, comisiones, etc.
Sirve como papel de trabajo de cierre mensual para auditoría, revisor fiscal o simplemente para tu archivo de soporte.
Qué hacer ante cada advertencia o error
Por momento: al cargar los archivos, al procesar el cruce y cuando los resultados se ven raros.
1) Al cargar el extracto o el auxiliar
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| «El archivo excede 20 MB» | Exporta como CSV (pesa mucho menos) o recorta el extracto al periodo que vas a conciliar. |
| «Archivo vacío o sin datos suficientes» | Se exportó con filtros o solo la cabecera. Vuelve a exportar el extracto/auxiliar completo del periodo. |
| «Error al leer el archivo» | Archivo corrupto o protegido. Ábrelo en Excel, quítale la protección y guárdalo de nuevo. |
| «Mapeo de columnas incorrecto» | Nombres de columna no estándar. Usa los dropdowns para indicar manualmente Fecha, Detalle, Débito/Crédito o Valor. |
| «Fechas no reconocidas» | Formato ambiguo (03/04/2025). Configura dd/mm/yyyy o mm/dd/yyyy en el panel del archivo. Si ves números tipo «45123», dale formato fecha en Excel antes de subir. |
2) Al procesar el cruce
| Mensaje | Causa — Qué hacer |
|---|---|
| «No se encontraron movimientos en el extracto» | El mapeo del extracto quedó mal o la fila de encabezado está equivocada. Revísala y vuelve a procesar. |
| «No se encontraron movimientos en el auxiliar» | El auxiliar no trae Débito/Crédito ni valor por movimiento (solo saldos). Vuelve al software y exporta el auxiliar de la 1110 con detalle de movimientos. |
| «No se detectaron cruces» | Casi siempre: (1) no es la misma cuenta bancaria en ambos archivos; (2) el sentido Débito/Crédito está invertido → activa el toggle «Invertir Débito/Crédito» SOLO en el extracto; (3) tolerancia demasiado estricta → súbela a $100–$500. |
3) Resultados raros
Pocos matches inesperados (<50%): revisa en este orden — (1) misma cuenta bancaria en ambos archivos; (2) sentido D/C no invertido (toggle); (3) tolerancia no muy estricta (sube a $100–$500); (4) tolerancia de fecha —el banco a veces aplica el movimiento 1–2 días después. Las diferencias reales quedan en «Solo extracto» (GMF, comisiones, intereses) y «Solo auxiliar» (cheques/depósitos en tránsito) —eso es normal, no un error.
Regla general: (1) misma cuenta en extracto y auxiliar, (2) mapeo y fechas correctos, (3) sentido D/C alineado (toggle si aplica), (4) tolerancia razonable ($50–$100). Lo que quede sin cruzar casi siempre es partida conciliatoria real (GMF, comisiones, cheques en tránsito), no un fallo de la herramienta.
Tips específicos para Colombia
GMF separado: en Colombia, el banco descuenta el 4 × 1000 del GMF en una transacción separada del movimiento principal. Típicamente queda como "Solo Extracto" hasta que lo registras en cuenta 530525. La herramienta lo identifica como concepto "GMF" y sugiere el asiento de ajuste.
NIT en extractos: los extractos colombianos rara vez traen NIT del tercero, solo el detalle del movimiento ("PAGO PROVEEDOR XYZ" o "TRANSFERENCIA RECIBIDA"). El cruce se hace por monto + fecha + sentido, no por NIT.
Cheques en desuso: los cheques se usan poco en 2025. Si tu cliente todavía los usa, la diferencia entre fecha de emisión y fecha de cobro puede ser larga —ten paciencia con cheques en "Solo Auxiliar" que tardan en aparecer en el extracto.
Conciliación mensual obligatoria: revisoría fiscal y auditoría externa exigen conciliación bancaria mensual con papel de trabajo firmado. El Excel descargado de la herramienta sirve como soporte directo.
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