La contabilidad es el lenguaje del negocio. Antes de hacer una sola declaración DIAN necesitas saber leer y escribir este idioma.
La contabilidad es el sistema que registra, clasifica y reporta lo que pasa económicamente en una organización. Su propósito es responder cuatro preguntas básicas:
El propietario o socio, la administración, los empleados, los bancos, los proveedores, los clientes, la DIAN, las superintendencias, los inversionistas potenciales. Cada uno necesita saber algo distinto.
Estableció en Colombia la convergencia a estándares internacionales (NIIF) y dio facultades al Gobierno Nacional para expedir principios y normas de contabilidad e información financiera, así como las normas de aseguramiento de la información.
Un contador colombiano debe saber NIIF para preparar estados financieros y el ET para preparar las declaraciones. Son dos cuerpos normativos distintos que conviven. Este curso te da las bases para empezar a leerlos juntos.
La contabilidad no es solo "anotar gastos". Es un proceso de tres movimientos que se repite siempre:
Una tienda vende un producto en $100.000 de contado. Mira el recorrido completo de ese solo hecho:
Multiplica eso por miles de transacciones al año y entiendes por qué la contabilidad necesita un método riguroso: sin él, al cierre nadie sabría cuánto vendió ni cuánto debe el negocio.
Confundir contabilidad con "cuadrar la caja". La caja es un dato; la contabilidad es el sistema completo que también mide cuánto te deben, cuánto debes, cuánto vale tu inventario y si ganaste o perdiste. Un negocio puede tener caja y estar quebrado, o no tener caja y ser rentable. Solo la contabilidad completa te lo dice.
La regla más vieja de la contabilidad: cada hecho económico se registra dos veces. Si entiendes esto, todo lo demás es técnica.
Toda contabilidad descansa en una ecuación simple:
Cualquier transacción que modifique un lado debe modificar el otro en la misma cuantía, para que la ecuación siga balanceada. Eso es partida doble.
Una cuenta es como una hoja con dos columnas: Debe (izquierda) y Haber (derecha). Cada tipo de cuenta tiene una naturaleza:
| Tipo de cuenta | Naturaleza | Aumenta por | Disminuye por |
|---|---|---|---|
| Activos | Deudora | Debe | Haber |
| Pasivos | Acreedora | Haber | Debe |
| Patrimonio | Acreedora | Haber | Debe |
| Ingresos | Acreedora | Haber | Debe |
| Gastos y costos | Deudora | Debe | Haber |
Un activo (caja) bajó, otro activo (equipo) subió. La ecuación sigue balanceada.
No todos los asientos son de dos líneas. Compras inventario por $1.000.000 + IVA 19%, a 30 días:
Aquí subieron dos activos ($1.190.000) y subió un pasivo en el mismo monto. La regla de oro nunca cambia: la suma de lo registrado en el Debe siempre es igual a la suma de lo registrado en el Haber. Si un asiento no cuadra, no se puede registrar — el software ni siquiera te deja guardarlo.
Si en cada asiento Debe = Haber, entonces al sumar todos los asientos del año el total de débitos del libro mayor será igual al total de créditos. Por eso el balance de comprobación tiene que cuadrar: no es magia, es una consecuencia matemática de la partida doble. Cuando no cuadra, hay un error de digitación, no un misterio contable.
Pensar que el "Debe" significa "lo que debes" y el "Haber" significa "lo que tienes". Es engañoso. Son simplemente las dos columnas donde registras movimientos. La naturaleza de cada cuenta — deudora o acreedora — es lo que determina si un movimiento la sube o la baja, no la palabra Debe/Haber.
El Plan Único de Cuentas es el catastro contable de Colombia. Cada cuenta tiene un código y un significado.
El PUC original es del Decreto 2650/1993 (modificado por el 2649/1993 y otras normas posteriores). Aunque con NIIF se permite usar plan propio, en la práctica colombiana la inmensa mayoría sigue usando una estructura inspirada en el PUC.
| Clase | Nombre | Ejemplos |
|---|---|---|
| 1 | Activos | 1105 Caja, 1110 Bancos, 1305 Clientes, 1435 Inventarios, 1524 Equipo de oficina |
| 2 | Pasivos | 2205 Proveedores, 2335 Costos y gastos por pagar, 2365 Retención en la fuente, 2380 Acreedores |
| 3 | Patrimonio | 3105 Capital, 3305 Reservas, 3605 Utilidad del ejercicio, 3705 ORI |
| 4 | Ingresos | 4135 Comercio, 4175 Servicios, 4210 Financieros |
| 5 | Gastos | 5105 Personal, 5110 Honorarios, 5135 Servicios, 5140 Gastos legales |
| 6 | Costos de ventas | 6135 Comercio (costo de mercancías vendidas), 6205 Productos manufacturados |
| 7 | Costos de producción | 7105 Materia prima, 7115 Mano de obra, 7195 Costos indirectos |
| 8 y 9 | Cuentas de orden | Deudoras y acreedoras de control |
El código tiene 6-8 dígitos según el nivel: 1 (clase), 2 (grupo), 4 (cuenta), 6 (subcuenta), 8 (auxiliar).
Un negocio pequeño no necesita las 5.000 cuentas del PUC; necesita las que usa. Un plan inicial razonable para una tienda de barrio cabe en 15 cuentas:
Se abren más cuentas a medida que el negocio las necesita (nómina, préstamos, activos fijos nuevos), nunca antes. Un plan inflado con cuentas vacías solo ensucia los reportes.
El código no es decorativo: define cómo se agrupa la información. La DIAN, en la exógena, pide saldos a nivel de cuenta (4 dígitos) y a veces de subcuenta. Si registraste un honorario en 5135 (servicios) en vez de 5110 (honorarios), el formato 1001 saldrá mal y el cruce de la DIAN lo detectará. La disciplina del código correcto en el día a día te evita reprocesos enormes en marzo.
Cuando armes el plan de cuentas de un cliente nuevo, no inventes códigos. Sigue la estructura del PUC para que los reportes a entes externos (DIAN, supersociedades, cámaras de comercio) sean compatibles sin reasignaciones.
Usar una sola cuenta "5195 Diversos" para todo lo que no se sabe dónde va. Al cierre esa cuenta tiene un saldo enorme imposible de explicar y la depuración cuesta días. Cada gasto a su cuenta desde el primer registro.
De la factura al estado financiero hay un camino con pasos predecibles. Aquí los aprendes en orden.
Adopta y compila los marcos técnicos normativos de las NIIF para los grupos 1, 2 y 3 en Colombia. El Decreto 2483/2018 actualizó muchas referencias y desde entonces ha habido decretos modificatorios anuales que incorporan modificaciones del IASB.
Sigue una sola compra — papelería por $200.000 + IVA — por todo el ciclo, para ver cómo cada etapa se conecta con la siguiente:
La misma factura, sin saltarse pasos, termina afectando la utilidad del periodo. Si alguien "olvida" la etapa 2 (no registra el asiento), la factura existe en el cajón pero no en la contabilidad: el gasto no aparece, la utilidad queda inflada y el IVA descontable se pierde. Cada etapa importa.
Si tu cliente registra el ciclo mes a mes, en diciembre solo hace ajustes finos. Si lo registra todo en marzo, va a estar despeinado todo abril. La disciplina mensual te salva el año.
Hacer ajustes de cierre (etapa 6) antes de tener el balance de comprobación cuadrado (etapa 5). Si el balance no cuadra, primero se busca el error de digitación; ajustar sobre datos descuadrados solo esconde el problema y lo arrastra al estado financiero.
Las transacciones más comunes que verás en cualquier empresa colombiana, listas para que las copies cuando empieces.
Compras mercancía por $1.000.000 + IVA 19% a 30 días.
Vendes $2.000.000 + IVA 19% de contado. El cliente te retiene 2,5% por compras (Art. 401 ET, base > 27 UVT).
Empleado con salario básico $1.500.000. Aportes seguridad social a cargo del empleado se descuentan de la nómina; los del empleador van al gasto.
Y por aparte, el aporte patronal:
El curso completo de Nómina y Derecho Laboral en la Escuela te lleva paso a paso por el cálculo exacto de los aportes según IBC, tipo de contrato, salario integral, etc.
El cliente devuelve mercancía que pagó de contado por $500.000 + IVA $95.000. Aplicas nota crédito y devuelves efectivo.
Le cobras a un cliente que paga antes de los 30 días una factura de $1.190.000 (con IVA). Le aplicas 3% de descuento condicional ($35.700) sobre el valor base.
Recibes $2.000.000 como anticipo por un servicio que prestarás el mes siguiente. NIIF 15 dice que NO es ingreso hasta entregar el servicio.
1) Al recibir el anticipo:
2) Al prestar el servicio el mes siguiente:
Confundir anticipo con ingreso es un error típico que infla utilidades del periodo y puede llevar a pagar impuesto sobre ingresos que todavía no se han realizado fiscalmente (Art. 28 ET).
El inventario es el activo más vivo. Saber dónde están las unidades y a qué costo es lo que separa una contabilidad organizada de un caos.
| Sistema | Funcionamiento | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Permanente (perpetuo) | Cada movimiento (compra/venta) actualiza inventario en tiempo real | Obligatorio para sociedades obligadas a dictamen de revisor fiscal (Art. 62 ET) |
| Periódico | Inventario se ajusta solo al cierre del periodo (toma física) | Permitido para los demás |
Cuando una unidad sale del inventario, ¿a qué costo se descarga? Tres métodos aceptados en Colombia:
NIIF (NIC 2 / Sec. 13 Pymes) prohíbe UEPS. Fiscal lo permitía antes pero se alinea con NIIF.
El kárdex es la ficha por artículo: entradas, salidas, saldos de unidades y costo. Lo más simple es una tabla por SKU con estas columnas:
Con los mismos datos, el método cambia el resultado: PEPS deja el inventario valorado en $40.000 (versus $37.333 con promedio). En épocas de alza de precios, PEPS típicamente reporta utilidad mayor y mayor valor de inventario al cierre.
Son deducibles las pérdidas por destrucción o caso fortuito de inventarios hasta el 3% de la suma del inventario inicial más las compras del año, siempre que se cumpla con las pruebas exigidas (acta, conocimiento de la asamblea o junta).
Los ajustes son los retoques finales antes de cerrar el periodo. Son los que separan una contabilidad "válida pero incompleta" de unos estados financieros razonables.
La deducción por depreciación está limitada a tasas máximas: maquinaria 10% anual, equipo de cómputo 20%, construcciones 2,22%, flota 10%. Cuando la depreciación contable supera la fiscal, la diferencia se difiere (tema central de F2516).
El empleador debe causar mensualmente la cesantía del trabajador (8,33% del salario), aunque no se pague hasta febrero del año siguiente. Es un pasivo cierto.
Más adelante, en intereses sobre cesantías (1% mensual sobre cesantías acumuladas) se hace otro ajuste similar.
Compraste una licencia de software por $12.000.000 con vida útil estimada de 4 años. La amortización mensual: $12M / 48 meses = $250.000.
NIC 36 obliga a probar deterioro de activos cuando hay indicios (caída de valor de mercado, obsolescencia, baja en flujos esperados). NIC 37 / Sec. 21 NIIF para PYMES regula cuándo reconocer una provisión: cuando exista una obligación presente, sea probable la salida de recursos y se pueda estimar fiablemente.
Son los productos finales del proceso contable. Cinco documentos que cuentan toda la historia.
Mira cómo se ven con números reales. "Tienda Doña Marta", cierre a 31-dic:
Los dos estados están conectados: esos $9.000.000 de utilidad entran al patrimonio del ESF (en 3605 Resultado del ejercicio). El ESF y el ERI nunca se leen por separado — el resultado de uno alimenta al otro.
Creer que "utilidad de $9.000.000" significa "tengo $9.000.000 en el banco". La utilidad es contable (devengo); la caja es otra cosa. Doña Marta ganó $9M pero solo tiene $8M en caja porque $5M están en cartera y $12M en inventario. Confundir utilidad con liquidez quiebra negocios rentables.
ExógenaDIAN tiene una herramienta que carga tu balance de prueba y arma automáticamente el ESF y ERI bajo NIIF. La usas en este curso y en el de NIIF.
Abrir herramienta →Las NIIF son el lenguaje contable internacional. En Colombia aplican desde 2015 a todos los obligados a llevar contabilidad.
| Grupo | Aplica a | Marco |
|---|---|---|
| 1 | Emisores de valores, entidades interés público, grandes empresas según criterios cuantitativos | NIIF Plenas (IFRS Full) |
| 2 | Empresas medianas y pequeñas que no cumplen criterios del Grupo 1 ni 3 | NIIF para PYMES |
| 3 | Microempresas (pocos ingresos y activos) | Régimen simplificado (Anexo 3 D. 2420/2015) |
El principio de devengo es el que más confunde. Caso concreto: el 28 de diciembre prestas un servicio por $5.000.000 y emites la factura, pero el cliente paga el 15 de enero.
El ingreso se reconoce cuando se presta el servicio (diciembre), no cuando entra la plata (enero). En enero solo se cancela la cuenta por cobrar contra el banco; no hay ingreso nuevo. Aplicar mal esto desplaza utilidades de un año a otro y distorsiona la renta.
Firmas un "contrato de arrendamiento" de un vehículo a 5 años donde al final lo compras por $1. Aunque el papel diga "arriendo", la sustancia es una compra financiada: el vehículo se reconoce como activo, no como gasto de arriendo. NIIF mira la realidad económica, no el título del documento.
Establecen las bases de presentación: hipótesis de negocio en marcha, devengo, materialidad, comparabilidad y el conjunto completo de estados financieros. Es la columna vertebral conceptual sobre la que se apoyan todas las demás normas.
El curso de NIIF para Contadores de la Escuela profundiza en cada sección. Este módulo te da las bases para entender de qué se trata; el curso completo te lleva al detalle por norma.
Repasamos todo con un mes completo de una microempresa, de la primera transacción a los EEFF.
Transacciones del mes:
La ecuación cuadra: Activos $9.700.000 = Pasivos $2.500.000 + Patrimonio $7.200.000.
El segundo mes empieza con los saldos finales del mes 1 como saldos iniciales. Aquí está la diferencia clave con un mes inicial: ya tienes historia.
Nuevas transacciones del mes 2:
Observa tres cosas: (1) la caja y los inventarios crecieron porque el negocio sigue generando flujo; (2) la deuda con el acreedor disminuyó porque se hizo el primer abono; (3) la utilidad del ejercicio empieza a acumularse mes a mes. Esa acumulación, al cierre del año, es lo que se compara contra el patrimonio inicial para verificar consistencia.
Si entendiste estos dos meses, estás listo para los cursos de la Escuela en cualquier área. La ruta natural si vienes de aquí es NIIF para Contadores (refuerza el marco normativo) y Finanzas para No Financieros (para leer EEFF con criterio), o saltar directo a tributación con IVA 300 y Retención 350.
Cuando ya tengas un mes en tu sistema contable, la herramienta de Estados Financieros de ExógenaDIAN procesa el balance de prueba y arma automáticamente ESF y ERI.
Abrir herramienta →